Очень важно время, выбранное для оптимизации. Если оптимизация является следствием кризиса, в первую очередь под сокращение попадают затраты с отдаленным эффектом. Когда речь идет о выживании, о развитии уже никто не задумывается. Оптимизация времен кризиса характеризуется постоянным цейтнотом. Наибольшую ценность приобретают молниеносные решения, сулящие немедленное снижение затрат. Такие решения не обязательно должны быть качественными, для них не нужен глубокий и всесторонний анализ, главное быстрая экономия. Господствует директивный метод оптимизации. Даже понимая губительность скороспелых решений, руководство компании не в состоянии отказаться от стратегии выживания. Остается только жалеть о времени, упущенном в хорошее время.
Вывод: оптимизацией надо заниматься "на подъеме", в спокойные времена финансового благополучия.
Во-вторых, методов оптимизации затрат не очень много. Большинство их, так или иначе, включает в себя административные инструменты – часто мероприятия по сокращению затрат встречают сопротивление линейного менеджмента и персонала подразделений. Для того чтобы преодолеть сопротивление и избежать "пробуксовки" мероприятий работа по оптимизации затрат должна постоянно быть в фокусе внимания высшего руководства. Вытесняя при этом из фокуса иные немаловажные проблемы.
Вывод: тотальная оптимизация затрат способна парализовать работу отдельных подразделений и системы в целом.
Третье, как уже справедливо отмечалось выше, сокращение затрат – вещь очень затратная. И финансироваться мероприятия по экономии могут за счет урезания операционных затрат. Эффективность оптимизации затрат измеряется исключительно сэкономленными рублями прямого экономического эффекта. То, каким образом реализуемые мероприятия скажутся на общей эффективности производства в краткосрочной, а тем более долгосрочной, перспективе, на принятие решений может и не влиять. Возможно внесение дополнительной несогласованности и сумятицы в бизнес-процессы. Возрастает риск дезинтеграции и дальнейшего распада бизнес-системы.
Кроме того, периодические кризисы учат руководителей подразделений создавать дополнительные "подушки безопасности" в виде неучтенных материальных запасов (запасных частей или материалов) или же в виде необоснованных затрат, запланированных лишь для того чтобы пожертвовать ими во время компании по всеобщей экономии. Сокращение затрат без оптимизации процессов всегда временное. При следующем подъеме сэкономленные затраты неминуемо "отскочат" назад.
Вывод: необходимо оптимизировать процессы, а не затраты. Относительная «дешевизна» оптимального процесса является призовым "бонусом" к высокой эффективности грамотного реинжиниринга. Другим показателем качества может быть наличие "зашитых" в структуру процесса "предохранителей", блокирующих избыточные затраты в при дальнейшем функционировании бизнес-процесса.
PS Есть еще одно… Кризис предоставляет возможности карьерного взлета таким руководителям, которые согласны на сокращение затрат любой ценой. В том числе, путем сокращения персонала. Не обязательно при этом, что поднявшись на самый верх, такой руководитель будет соответствовать ожиданиям. Это еще одна из издержек курса на экономию.